Ist mein Prozess automatisierbar? So findet ihr es heraus
Nicht jeder Ablauf lässt sich automatisieren, und nicht jeder, der es könnte, sollte es auch. Mit ein paar Fragen findet ihr heraus, welche Abläufe sich eignen, ohne dafür Technik verstehen zu müssen.
- Ein Ablauf eignet sich, wenn er oft wiederkehrt, festen Regeln folgt und mit digitalen Daten arbeitet.
- Der erste Schritt ist kein Werkzeug, sondern eine Beschreibung: Was tut der Mensch heute, Schritt für Schritt?
- Wo Urteilsvermögen und Fingerspitzengefühl gefragt sind, bleibt der Mensch dabei.
Was macht der Mensch heute?
Bevor ihr über KI nachdenkt, schaut genau hin: Wer macht was, womit und wie oft? Verfolgt einen Ablauf einmal vom Anfang bis zum Ende, am besten gemeinsam mit der Person, die ihn jeden Tag erledigt. Was ihr beobachtet, ist die Grundlage für alles Weitere.
Wie läuft der Ablauf genau ab?
Schreibt den Ablauf in kleinen Schritten auf. Vier Fragen helfen dabei:
- Wo beginnt er? Mit einer Mail, einem Anruf, einem Formular?
- Woher kommen die Informationen? Aus welchen Programmen, Ordnern oder Gesprächen holt sich die Person, was sie braucht?
- Welche Entscheidungen trifft sie? Und nach welcher Regel?
- Was ist das Ergebnis? Und wohin geht es danach?
Fünf Fragen für den Schnelltest
Mit diesen Fragen schätzt ihr grob ein, ob sich ein Ablauf lohnt:
| Frage | Das spricht für Automatisierung |
|---|---|
| Wiederholt sich der Ablauf oft? | Je öfter, desto größer der Gewinn |
| Folgt er festen Regeln? | Regeln lassen sich festhalten |
| Liegen die Daten digital vor? | Mails, Tabellen und Programme lassen sich verbinden |
| Gibt es wenige Ausnahmen? | Ausnahmen gehen an einen Menschen |
| Kostet er spürbar Zeit? | Dann zahlt sich der Aufwand aus |
Wo schaut ihr nach?
Wenn ihr nicht wisst, wo ihr anfangen sollt, helfen diese Orte:
- Im Posteingang: Welche Mails bearbeitet ihr täglich nach demselben Muster?
- In den Tabellen: Was kopiert ihr von einem Programm ins andere?
- Bei den Kollegen: Welche Aufgabe nervt am meisten?
- Im Kalender: Welche Termine sind reine Abstimmung?
Häufige Fragen
Muss ich dafür Technik verstehen?
Nein. Es reicht, wenn ihr eure Abläufe beschreiben könnt. Die Technik übernehmen wir.
Was, wenn mein Ablauf viele Ausnahmen hat?
Dann automatisieren wir den Standardfall und geben Ausnahmen an euch weiter. So bleibt ihr in der Kontrolle.
Wie lange dauert die Bestandsaufnahme?
Für einen einzelnen Ablauf reicht oft ein Gespräch von etwa einer Stunde. Genau dafür gibt es den Prozess-Check.
Gründer von Spark Automations. Ich verbinde die Programme von Betrieben aus Österreich, damit ihr Team wieder das tut, wofür ihr es eingestellt habt.
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