Belege automatisch erfassen und verbuchen: So läuft es ab
Belege abzutippen kostet Zeit und Konzentration. Automatisch erfasst werden sie gelesen, zugeordnet und für die Buchung vorbereitet. Hier steht, wie der Ablauf aussieht und was ihr weiterhin selbst prüft.
- Belege kommen per Mail, Foto oder Scan an einer Stelle an und werden von dort automatisch weiterverarbeitet.
- Die Angaben werden ausgelesen und einem Konto zugeordnet. Unklare Fälle landen bei euch zur Prüfung.
- Ihr braucht dafür kein neues Buchhaltungsprogramm: Wir verbinden das, was ihr schon nutzt.
Der Ablauf in vier Schritten
- Beleg kommt an: über ein Postfach, per Foto vom Handy oder als Scan.
- Angaben werden ausgelesen: Datum, Betrag, Lieferant und Steuer.
- Zuordnung: nach euren Regeln, zum Beispiel Lieferant, Konto und Kostenstelle.
- Prüfung und Übergabe: Unklares geht an euch, der Rest wird an euer Buchhaltungsprogramm übergeben.
Was ihr weiterhin selbst prüft
Automatisch heißt nicht blind. Wo etwas ungewöhnlich aussieht, schaut ihr drauf, bevor es gebucht wird.
| Beleg | Automatisch | Prüfung durch euch |
|---|---|---|
| Standardrechnung eines bekannten Lieferanten | ja | Stichprobe |
| Neuer Lieferant | Zuordnung wird vorgeschlagen | ja |
| Unleserliches Foto | nein | ja |
Wann lohnt es sich?
Am meisten bringt es, wenn pro Monat viele ähnliche Belege anfallen. Dann spart jeder Schritt, der von selbst läuft, Zeit und senkt das Risiko für Tippfehler.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür ein neues Buchhaltungsprogramm?
Nein. Wir verbinden die Programme, die ihr bereits nutzt.
Was passiert mit schlecht lesbaren Belegen?
Sie werden markiert und kommen zu euch zur manuellen Prüfung.
Erfüllt das die Aufbewahrungspflichten?
Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit klären wir gemeinsam mit eurem Steuerberater. [Prüfen lassen.]
Gründer von Spark Automations. Ich verbinde die Programme von Betrieben aus Österreich, damit ihr Team wieder das tut, wofür ihr es eingestellt habt.
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